Визуально создание задачи вручную выглядит таким образом:

Задача включает в себя следующие поля:

— Источник – способ поступления задачи (например, из областной системы/по БОТ-у/внутреннему поручению и т.д.);

— Сообщение – цитата или какое-либо описание обращения;

— Автор/Заявитель – ФИО/никнейм инициатора обращения;

— Ссылка на обращение – ссылка на сообщение из социальной сети, в рамках которой поступило обращение;

— Сообщество – наименование группы (канала/страницы) из социальной сети, в которой было оставлено обращение;

— Группа тем – обобщенное наименование группы, к которой относится та или иная тема;

— Тема – локальная тема задачи, по которой классифицируется обращение;

— Организация – наименование отдела/департамента, в чьей зоне ответственности находится обращение;

— Подразделение – наименование подотдела при его наличии в организации;

— Сотрудник – ФИО конкретного сотрудника, отвечающий за выполнение задачи;

— Соисполнитель – ФИО второго ответственного сотрудника, при его наличии;

— Фактический исполнитель – наименование подрядной организации при ее наличии;

— № ВС – номер задачи из внешней (областной) системы при наличии;

— Ссылка на № ВС – ссылка на задачу во внешней (областной) системе при наличии;

— Кол-во служб – количество служб, участвующих в решении задачи;

— Базовый ID – номер базовой задачи в системе «Дискурс»;

— Локация – наименование городского округа, по которому обращение;

— Адрес – детализированный адрес с указанием населенного пункта/улицы/дома/корпуса;

— Координаты локации – координаты детализированного адреса;

— Телефон – контактный номер, при его наличии;

— Чекбокс «Регулярная задача» – данный чекбокс выбирается при необходимости создания определенной задачи на регулярной основе в разрезе определенных временных рамок (ежедневная/еженедельная/ежемесячная):

— Организация контроля – наименование организации, ответственной за контроль исполнения задачи;

— Подразделение контроля – наименование подотдела контроля, отнесенного к той или иной организации контроля;

— Контролер – ФИО ответственного сотрудника, контролирующего промежуточное исполнение задачи;

— Важность – критерий, по которому рассчитывается регламентное время решения задачи;

— Срок – дата и время, в которые необходимо решить задачу;

— Теги – метка, при необходимости (для удобства сбора статистики по определенным параметрам);

Дополнительно есть возможность прикрепить фото-видеоматериалы/документ к задаче:

Для отслеживания количества доработок (возвратов с шага «Контроль» или «Согласования») и просрока (нарушение регламентного времени обработки задачи) в карточке задачи выведена дополнительная информация, которая рассчитывается в автоматическом режиме и недоступна к ручному редактированию:

Что еще хочется отметить – это возможность создания и использования автоправил для заполнения полей в автоматическом режиме (например, взаимосвязь между полем «Темой» и «Группой тем» или между «Адресом» и «Локацией»/«Координатами локации»).

Автоправила значительно сокращают время при обработке задачи и помогают сфокусироваться на сути обращения.

Дополнительно для удобства отслеживания истории изменений в карточке задачи сохраняется история действий:

— в базовой задаче:

— в производной задаче:

В завершении хочется отметить, что работа с созданием задачи интуитивна понятна, а поля в ней служат вспомогательными инструментами, которые позволяют раскрыть детали обращения и дисциплинировать сотрудников, ответственных за исполнение и контроль задачи.

Александра М.